10 tipp a hatékonyabb időbeosztáshoz

Írta: Haszon - Készült: 2017. január 20.

Miként érhetjük el, hogy időbeosztásunk hatékony legyen? Megoldást sokan kínálnak különféle „csalhatatlan” módszerek, sikerkönyvek, mesterkurzusok és csodaszoftverek formájában. De akinek mindezek nem váltak be, annak mutatunk most megoldást – egyszerű magyarázattal körítve.



Sokan olvastak már időmenedzselésről szóló könyveket, és jó néhányan jártak is ilyen tanfolyamokra. Aztán kipróbálták az időbeosztást segítő szoftvereket vagy speciális naptárakat – ám továbbra is úgy érzik, nem urai a gyorsan pergő óráknak és napoknak.

Receptre nem megy

Vajon miért? A válasz elég egyszerű: a receptre készült időbeosztás legtöbbünk számára nem megfelelő, éppen ezért hosszabb távon – amint eltökéltségünk és az adott módszer iránti lelkesedésünk alábbhagy – nem működik. Így utóbb már csak újabb frusztráció forrása, miközben feltételezzük, hogy „mások” mesterien alkalmaznak valamilyen titkos szisztémát, ezért jut mindenre idejük.

Pedig jóval valószínűbb az, hogy belátták: az órák által mutatott és a szubjektív idő különbözően telik, hiába ugyanaz a dimenzió. Az előbbi nyilván mindenki számára egyformán ketyeg, és aki éppen betölti, mondjuk, a 40. életévét, az hajszálpontosan negyven, nincs mese. De ettől még nyugodtan érezheti magát friss harmincasnak is, vagy megfáradt középkorúnak – ahogy azt szubjektív időérzéke és önképe éppen diktálja. Közben pedig csodálkozhat: imént még óvodás volt a gyerek, hogy a csudába lehet már gimnazista?



 

Óra helyett napló

Többségünk számára azért nem hatékonyak az időmenedzselő rendszerek (és a hozzá való kütyük), mert az óra járásához ragaszkodnak – többnyire kínos pontossággal –, nem a szubjektív időhöz. Pedig ez az utóbbi számít, és csak ezt tudjuk befolyásolni, viszont a másodpercek múlását egyáltalán nem. A „saját” időnket ugyanis többnyire mi szoktuk manipulálni, akár ilyen egyszerű módon is: „erre ma nincs időm”, „ennek még nem jött el az ideje”. Tehát az önkorlátozással és saját szándékaink szabotálásával küzdünk, nem pedig az óra ketyegésével. És persze a közismert mondás is a megélt idő rugalmasságára utal: „Mindig arra van időnk, amire akarjuk.”

Ez pedig jó hír, hiszen azt jelenti, hogy nagyon is van befolyásunk arra, mire fordítsuk mentálisan megélt óráinkat: gondolkodásra, beszélgetésre vagy cselekvésre. Ebből a háromból épül föl egyúttal a napi munkánk is, attól függetlenül, hogy melyik ágazat milyen szakmájában dolgozunk. Vállalkozóként gyakran megzavarja egyéni időnket a „mások” szubjektív ideje, s az ő elképzelésük arról, hogy most mi fontos. Ezeket a félbeszakító mozzanatokat teljesen ugyan nem tudjuk kiküszöbölni, korlátozni viszont igen.

A lényeg az, hogy képesek legyünk eldönteni: ma mire kívánjuk fordítani a legtöbb időt – nem percekben mérve, hanem szubjektíven. És a cselekvések, beszélgetések, gondolatok közül melyek viszik előre vállalkozásunk ügyét, melyek a legfontosabbak a sikerhez.

Tíz jó tanács


1. Készítsünk egyéni időmérleget: egy héten át lelkiismeretesen jegyezzük föl, mire mennyit fordítottunk. Ne csak a témákat jegyezzük föl, hanem az említett hármas beosztást is (töprengés, beszélgetés/tárgyalás, cselekvés). Így látni fogjuk, mennyit töltöttünk produktív tevékenységgel.

2. Minden cselekvés és megbeszélés mellé, ami csak fontos a sikerhez, rendeljünk időpontot. A teendők listázása nem elég, mert a felsorolás egyre csak nő, és a végén áttekinthetetlenné, kezelhetetlenné válik. A csodamódszerek és időmenedzsment-szoftverek helyett bőven megteszi egy (papíralapú vagy szoftveres) határidőnapló. Jelöljük meg a tennivaló, illetve esemény kezdetét és végét. Kellő önfegyelemmel tartsuk is be őket, amiért – főleg kezdetben – kijár egy kis önjutalmazás.

3. Az így beosztott időnknek legalább a felét olyan cselekvésre, megbeszélésre vagy töprengésre fordítsuk, amely a legtöbb eredményt hozza nekünk, illetve vállalkozásunknak.

4. Tervezzünk be szüneteket is. Egy megterhelő vagy régóta halogatott teendő elvégzése után különösen jól jön ez, és már önmagában is lehet önjutalmazás.

5. Napi teendőink közt a legelső munka az legyen, hogy 20-30 percet rászánunk a napirend megtervezésére vagy véglegesítésére. Még kényelmesebb, ha ügyes asszisztensünk segít, és amíg mi kávét vagy teát kortyolgatunk, ő nekilát a szervezésnek.

6. Minden lényeges teendő előtt szánjunk rá öt percet, hogy mérlegeljük, milyen eredményt várunk ettől. Így már előre tudunk összpontosítani a hatékonyságra és a sikerre. Utána szintén legyen öt percünk, amikor összegezzük az eredményeket. Ha valami nem sikerült jól, mi lehetett az oka? A következő ilyen időpontban miként tudjuk ezt pótolni, korrigálni?

7. Tartson az irodájában egy jó nagy „Kérem, ne zavarjon” táblát, és akassza ki az ajtóra, amikor el akar készülni egy nagyon fontos feladattal.

8. Gyakorolja a késleltetett kommunikációt: ne vegyen föl minden hívást, ne nézzen meg minden emailt az érkezése pillanatában, szüneteltesse a chatprogramot is. Legyen viszont néhány kijelölt időpont a napirendjében, amikor ezekkel foglalkozik. Kivétel persze, ha a gyors reagálás nélkülözhetetlen az ön szakmájában, vagy vállalkozásának ez az egyik létfontosságú eleme.

9. Csukja be a Facebook-ablakot és a hasonló figyelemelterelő dolgokat, hacsak nem a szociális média jelenti az ön üzletének központi részét.

10. Ne feledje, hogy senki nem tudja tökéletesen betartani a napirendjét. És itt nem csak kisebb csúszásokról van szó, a kitűzött teendők mindegyikét se sikerül teljesíteni a hét minden napján. Az viszont fontos, hogy a dolgoknak arra a 20 százalékára koncentráljon – legyen az töprengés, tárgyalás vagy cselekvés –, amelyek az ön eredményeinek 80 százalékát hozzák. (Ez a Pareto-elv, részletesen lásd a keretben.)

A Pareto-elv
Számos jelenségnél – mint vállalkozásunk kiadásai és bevételei, problémák halmaza, vásárlói döntések – a következmények 80 százalékát az okok mindössze 20 százalékára vezethetjük vissza. Persze ez a két szám csak illusztrálja a helyzetet: a szimmetria hiányát. Példának okáért megeshet, hogy cégünk ügyfeleinek egytizede a bevétel háromnegyedét hozza.
A Pareto-elven alapuló elemzést különösen akkor érdemes elvégezni, ha célunk a problémák megoldása, a kiadások csökkentése vagy vállalkozásunk bevételének növelése. Így a kérdést a gyökerénél tudjuk megragadni, és nem csak egy-két levelet szakítunk le az ágról. Ehhez listát kell készíteni a tényezőkről, és minden ponthoz hozzá kell rendelni az okot. Ezeket az ok–következmény-párokat pontszámmal értékeljük.
Ügyfeleknél még egyszerűbb a dolog: vevőink listáját a tőlük eredő bevétellel párosítjuk. Máris látni fogjuk, kikre kell többet fordítani, legyen az kiváló kiszolgálás, ügyesebb utókövetés, markánsabb marketing. Problémák esetén pedig azt az okot kell alaposan elemezni, amelyik a legmagasabb pontszámú következménnyel jár. Ezt helyrehozva hamarosan látványos javulást érünk el.






Árfolyamok

EUR: 334.45CHF: 304.79USD: 303.14
 

Legnépszerűbb cikkek

Hirdessen a Haszon Magazinban

Hirdetés ügyben kérem keressen minket a hirdetes@haszon.hu email címen, vagy tekintse meg a média kiajánlókat.

Izgalmas két napnak ígérkezik a városi életmód legújabb trendjeiről szóló beszélgetések sora a Loffice közösségi irodában a Startup Safary fesztivál keretében április 19-20-án. Kiderül például, hogyan mennek a vegán éttermek, miként dolgozi...
Tovább >>

Hírlevél feliratkozás
Ne maradjon le a legfrissebb hírekről, hasznos információkról!
Feliratkozásával elfogadja adatvédelmi szabályzatunkat.
Változnak az „A lap” megjelenések!
  • 2018/I. negyedév 2018. 04.04
  • 2018/II. negyedév 2018. 07.04
  • 2018/III. negyedév 2018.09.26
  • 2018/IV. negyedév 2018.12.12