TrendFM

Összehangolt céges rendszer

Írta: Haszon

De a megfelelő programcsomag kiválasztása és bevezetése nem kis feladat, és alapos körültekintést igényel.


Spirálfüzetben nyilvántartott készletek, számlahegyek és különféle Excel-táblázatok, amelyekkel egy elszánt kolléga próbál rendet teremteni ? sok esetben így néz ki a mikro- és kisvállalkozások nyilvántartása, ügyvitele. A papíron és számítógépen egyaránt vezetett adatok végül oly mértékben keverednek, hogy áttekintésük már több energiát köt le, mint a napi ügyintézés. Ilyenkor már valamely egyszerűbb, de professzionális elektronikus számlázóprogram bevezetése is nagy előrelépés.

Így aztán gyakori, hogy a vállalkozás előbb csupán egyetlen, majd kéthárom (és még több) célprogramot használ pénzügyei kezelésére, üzleti folyamatainak nyilvántartására. Ez a párhuzamosság viszonylag sokáig áttekinthető a ?beavatottak? számára (de gyakran ők is egymást kérdezgetik). A többféle önálló program egyikével a könyvelést végzik, másikkal a házipénztárt vezetik, harmadikkal nyilvántartják a raktárkészletet és így tovább. Ám a többszöri adatbevitel egyúttal többszörös hibalehetőség. Az egymástól elszigetelt, külön életet élő megoldások egyúttal gyakorta tükrözik a kis- és középvállalkozások nem eléggé racionális üzleti folyamatait, kevéssé optimális készletgazdálkodását, ügyfélkezelésük fogyatékosságait.

Indul az integráció!

Az integráció egyik első lépcsője szokott lenni, amikor a cég olyan programot választ, amely már több feladatot végez, és egyazon adatbázisra épül, mint például a készletnyilvántartással bővített számlázóprogram. Ennél hatékonyabb, de nagyon alapos mérlegelést igénylő lépés, amikor egy integrált ? ügyviteli vagy vállalatirányítási ? rendszer néhány alapvető modulját (részprogramját) kezdi el használni a cég. Ez a kis ?együttes? ugyanis fokozatosan tovább bővíthető, és ha jól választottak, akkor a szoftverrendszer képes együtt növekedni a vállalkozással.

Alapvető jellemzője az integrált rendszereknek, hogy moduljaik egyetlen közös adatbázisra épülnek. Ennek döntő előnye, hogy valameny-nyi adatot csak egyetlen alkalommal és egyetlen helyen kell rögzíteni. Egyébként pedig az integrált ügyviteli és az integrált vállalatirányítási rendszerek közt a lényeges eltérés ? legalábbis felhasználói szempontból ? annyi, hogy utóbbiak többféle funkciót és területet képesek lefedni (egy kis- vagy nagyvállalat akár teljes működését), és így részletesebb információt tudnak szolgáltatni.

Magyarországon a kis- és középvállalatok ugyan kisebb arányban alkalmaznak integrált rendszereket, mint az Európai Unió régi tagállamaiban, de ez főként azzal a különbséggel magyarázható, amely méretben és árbevételben egyaránt megmutatkozik. A fejlett ?nyugati? (északi, déli) országok erősebb középvállalatai idehaza nagy- vagy akár óriásvállalatnak minősülnének. Egy közepes magyar cég pedig könnyen meglehet, hogy csak kisvállalkozás lenne odaát. Érthető tehát, hogy a hazai kkv-k szerényebb bevételük (és a szerénytelen adórendszer) miatt eleve kevesebbet tudnak szánni informatikai fejlesztésre, mint említett uniós társaik.

Előbb elemezni, azután dönteni

Általánosságban jellemző, hogy a cégek jelentős része túl gyorsan teszi le a garast egy bizonyos üzleti szoftver mellett. Pedig előbb elemezni kell a cég saját igényeit, stratégiáját, és elegendő információt kell gyűjteni a piaci megoldásokról. Föl kell tenni magunknak ezeket a kérdéseket: ?Hol tart most a cégem, mennyire kívánom ezt az állapotát leképezni egy informatikai rendszerben? És hol fogunk tartani két vagy három esztendő múlva??

Az üzleti tanácsadók tapasztalatai szerint különösen a kisebb vállalkozásokra jellemző, hogy a stratégiai összetevőket ? és a konkrétan várható előnyöket ? elhanyagolják az informatikai döntéseknél, inkább a kisze-melt szoftver(rendszer) funkcióira figyelnek. Pedig ahhoz, hogy a valóban megfelelő megoldást válasszák, előbb saját szükségleteiket, elvárásaikat és a közeljövő céljait kell elemezniük. Akkor érdemes nekilátni a konkrét válogatásnak, ha már megvan a világos stratégia a szoftverrendszer felhasználásáról és hasznáról, és legalább körvonalaikban meghatározták azokat a célokat, amelyek révén üzletileg mérhető a rendszer eredményessége.

Bár az integrált vállalati szoftverek piacán ma már gyakorlatilag nincsenek ?rossz? megoldások ? legfeljebb olyanok, amelyek kevésbé vagy alig alkalmasak az adott vállalkozás működésének lefedésére ?, akkor sem könnyű feladat rátalálni az ?igazira?. Ám azt az időt, amely a jó választáshoz szükséges, mindenképpen rá kell szánni a döntés előkészítésére.

Költség, haszon, szerződés

Egy integrált rendszer használata éveken át tartó kötődést jelent. Ezért a partner kiválasztásakor fontos annak megbízhatósága, tapasztalata, a referenciák áttekintése. A licencszerződés tárgyalása, majd a végső szerződés tartalma szintén évekre meghatározza a költségeket, szolgáltatásokat. A meglévő adatok migrációja, majd a karbantartás, a támogatás, a verziókövetés illetve verzióváltás fontos költségtényezők, és váratlan emelésük elég kellemetlenül érintheti a céget.

Vegyük továbbá figyelembe, milyen tényleges előnyökhöz jutunk az adott szoftverrendszer révén. Egyes felmérések szerint ugyanis a különböző integrált rendszerek közt ? ha azokat rendben bevezették, rendszeresen frissítik és kihasználják ? a gyakorlatban nincs olyan különbség, amely jövedelmezőbbé tenné a szoftvert alkalmazó céget. Az évek folyamán ez azt jelentheti, hogy a különösen drága rendszerek költsége aligha térül meg, mert a többletberuházás nem jár arányosan több bevétellel.

Amikor már sikerült kiválasztani a legalkalmasabbnak ígérkező szoftverrendszereket, akkor jön a licenc modellek áttekintése, ezek ugyanis szintén sokfélék (felhasználók és modulok száma, karbantartás, hotline, helpdesk). Összehasonlításuk eléggé időigényes, viszont jó tárgyalási pozíciót teremt.

Az integrált rendszerek iránt érdeklődők számára ajánlott fontosabb teendők:

  • Ismerkedjen meg az ERP piacával, annak játékszabályaival. Tartsa szem előtt, hogy a kedvező árról tett határozott kijelentések (például: sehol másutt nem talál ilyen előnyös árajánlatot) tipikusak ebben a szakmában.
  • Tájékozódás után döntse el: mennyit ér meg az ön vállalkozásának egy integrált rendszer?
  • Legalább 4-5 évre szóljon a költségkalkuláció, és ne legyenek benne bizonytalan pontok, ?később majd tisztázzuk? kitételek.
  • Optimalizálja licencállományát, mivel ez a cégével együtt változik, fejlődik. A licencek újraszervezése költségcsökkentő lehet, esetenként komoly megtakarítással.

Új rendszer vásárlása előtt:

  • Mennyire kiérlelt a termék?
  • Mely funkciók tartoznak bele az alap licencbe?
  • Tárgyalópartnerem szoftvergyártó, kereskedő vagy tanácsadó?
  • Milyenek a tárgyalópartner ágazati ismeretei?
  • Milyen árat fizetnek a hasonló méretű, tevékenységi körű cégek?
  • Szükségem van-e már most vagy a közelebbi jövőben olyan modulokra, funkciókra, amelyek nincsenek benne az alapcsomagban?
  • Milyen hasznot hoznak a licencek?

Meglévő rendszer esetén:

  • Optimálisan ki tudtam használni meglévő licenceimet?
  • Ugyanilyen licenc csomagot vennék ma is?
  • Kapok-e megfelelő ellenszolgáltatást a szoftverkarbantartási kiadásaimért?
  • Ismerem-e már cégem várható igényeit?
  • Ha új verzióra váltok, újra kell-e terveznem a licencek költségeit?
  • A későbbi tárgyalásokon kedvező pozícióban leszek-e?
  • Ilyen tárgyalások során kiigazíthatók- e a régebbi hiányosságok?

Bevezetésre felkészülve

Mivel az integrált rendszerek működésére is igaz, hogy a technológia önmagában nem oldja meg sem a teendőket, sem a problémákat, ezért fontos, hogy a cégvezetés valóban elkötelezze magát a bevezetés és a használat mellett. Az is lényeges, hogy ne a leginkább ?nélkülözhető? munkatárs kövesse a bevezetés teendőit, hanem a leghozzáértőbb személy.

A kollégákban pedig tudatosítani kell, hogy az új szisztéma megtanulása, megszokása részükről is erőfeszítést követel ? de ebből az egész vállalkozás profitál, így ők is. Meg kell mutatni, miként veszik majd hasznát saját feladataikban, napi munkájuk során. Tehát igen fontos a belső kommunikáció, a teendők, a célok, az előnyök világos megfogalmazása.

Gyakori, hogy a betanulás költségés időigényét meg akarja takarítani a cég vezetése, ami persze előbb-utóbb visszaüt. Utólag aztán belátják, hogy hibáztak, de az ismerethiány dacára erőltetett használat addigra már jelentős ellenérzést kelthet a munkatársakban. Mindezt jó kommunikációval, az alkalmazkodási idő kivárásával el lehet kerülni ? érdemes tehát a vállalati tanácsadók erről szóló intelmeit megfogadni.

HÁTRÁNYOK

  1. A rendszer költséges és/vagy időben elhúzódó bevezetése, illetve költséges fenntartása.
  2. Helytelenül kiválasztott és/vagy alkalmazott rendszer, amely túl merev, nem alkalmazkodik eléggé a cég üzleti folyamataihoz.
  3. Informatikai csapda: az alapvetően rosszul választott (vagy rosszul bevezetett) rendszer toldozgatása egyre több fennakadást és költséget okoz. De már annyit áldoztak rá, hogy a cég tovább küszködik a rendszerrel, ahelyett, hogy lecserélné. (Mindez érvényes lehet más IT-megoldásokra is)
  4. A legjobb ágazati gyakorlatot (best practice) követő rendszer  ütközik a cég néhány sajátos módszerével, amelyek az eddigi sikerekhez fontosak voltak.
  5. Elhanyagolt emberi tényező: elégtelen betanítás és/vagy motiválatlanság. Emiatt gyakoriak a hibák, elhúzódik az alkalmazkodás, megszokás ideje (elnyúlik az adaptációs fázis).
  6. A leggyengébb láncszem (egy részleg vagy csoport problémája) kihat minden résztvevőre.
  7. A rendszerbe integrált ellátásilánc-irányítás (SCM: supply chain management) további emberi, szervezési és technikai problémákat hozhat felszínre. Például: a partnerek visszatartják az információkat, tisztázatlanok a felelősségi körök, nem hatékony a szállítás stb.
  8. Lazít a felhasználó a biztonságos üzemeltetés, a rendszeres adatmentés szigorú feltételein, és az jelentős, netán súlyos adatvesztést okoz.

ELŐNYÖK

  1. Közös az adatbázis, így minden adatot csak egyszer kell rögzíteni, és az fölhasználható minden kapcsolódó modulban, elemzésben.
  2. Minden szokványos üzleti folyamat integrált, illetve bevonható az integrációba (termelés, készletezés, értékesítés, pénzügyek, projektek, vevő- illetve ügyfélkapcsolat, HR, ellátási lánc stb.)
  3. Költségcsökkentés többek közt az alábbi területeken: leltár, rendelés, termelés, számlázás, könyvelés, archiválás.
  4. Rugalmasabb termelési és/vagy kereskedelmi folyamatok.
  5. Hatékonyabb a tételek mennyisége és ütemezése.
  6. Dupla rendelések, téves kiadások elkerülése.
  7. Kevesebb termeléskiesés, és általában is kevesebb hiba a jobb koordinációnak köszönhetően.
  8. Rendelések teljesítése rövidebb idő alatt.
  9. A költségcsökkentő és hatékonyságnövelő tényezők révén mód nyílik a jövedelmezőség vagy a piaci részesedés növelésére.
  10. Átláthatóbbá válik az egész szervezet működése; konszolidált adatok, információk alapján hozhatók a döntések.
  11. Az eladási volumen és az árbevétel növelésének lehetősége hatékonyabb árképzéssel (nem pedig árengedményekkel).
  12. Rendelések teljesítése rövidebb idő alatt.



Árfolyamok

EUR: 309.84CHF: 266.8USD: 258.42
 

Legnépszerűbb cikkek

Karácsony Zoltán: Karrier tippek

Mire jó egy üzleti kapcsolatépítő klub?

Két évvel ezelőtt részletesen foglalkoztam az üzleti kapcsolatépítő klubokkal a Haszon magazin hasábjain. A közelmúltban Végvári-Nagy Kyra  és Végvári Tibor kommunikációs szakemberek meghívtak a Rapid Business nevet viselő rendez...
Tovább >>
Luxusgonddal küzdenek a franciák, legalábbis innen nézve. Az EU második legnépesebb nemzete szereti az életet, szereti a jóléti államot és forradalmi múltja ellenére utálja a változásokat. Az elnök munkaügyi reformja, illetve a szak...
Tovább >>