TrendFM

Könnyítsen az életén!

Írta: Haszon

Az átlagfelhasználó a Word szövegszerkesztő képességeinek legfeljebb tíz százalékát aknázza ki. Tippjeink segítségével a legtöbb feladat hatékonyabban oldható meg, amivel havi szinten órákat, sőt napokat takaríthatunk meg. Érdemes val amennyit kipróbálni, alkalmazni.


 

1. Sérült dokumentum megnyitása

Előfordul, hogy egy dokumentum megsérül és nem lehet a szokványos módon megnyitni. Ennek ezer oka lehet: szabálytalan kilépés a programból vagy váratlan áramszünet. Ilyenkor alkalmazzuk a következő módszert:

Kattintsunk a Fájl menüben a Megnyitásra. A következő ablakban jelöljük ki a megnyitni kívánt dokumentumot, majd kattintsunk a Megnyitás gomb szélén látható nyílra. A legördülő listán válasszuk ki a Megnyitás és javítás funkciót. A Word elemzi a dokumentumot, és megkísérli kijavítani a hibát. Olykor azt is megtehetjük, hogy a fájlt megnyitjuk csak olvasásra, és a szöveget részenként vagy egészben átmásoljuk egy új dokumentumba.

Egy másik módszerrel is próbálkozhatunk. A Megnyitás ablakban kattintsunk a Fájltípus melletti mezőhöz tartozó nyílra, és a listában keressük meg a Szöveg helyreállítása bármely fájlból (*.*) listaelemet. Ha szerencsénk van, a Word kijavítja a sérült fájlt. Ezzel a módszerrel az automatikus mentések nyomán keletkezett *.tmp fájlokból is visszanyerhetjük az elveszettnek hitt szöveget.

2. Szöveg nagyításakicsinyítése egérrel

A Wordben tetszés szerinti betűmérettel dolgozhatunk, ám az sem mindegy, hogy az adott betűtípus, illetve -méret jól olvasható-e a képernyőn. A zoom (nagyítás) funkció segítségével százalékos pontossággal beállíthatjuk a kívánt betűméretet. Ezt a funkciót megtaláljuk az Eszköztár Szokásos sávjában, de aktiválhatjuk a Nézet menüben is, a Nagyítás pontra kattintva. Sőt azt is megtehetjük, hogy közvetlenül begépeljük az eszköztár megfelelő mezőjébe.

Ennél is egyszerűbb azonban a következő módszer, amellyel bármikor a külső fényviszonyokhoz, illetve látásunk pillanatnyi állapotához (netán hangulatunkhoz) igazíthatjuk a szövegméretet. Nyomjuk le a Ctrl (control) billentyűt, majd tekergessük az egér középső görgőjét. Láthatjuk, amint nő vagy csökken a betűméret aszerint, hogy előre vagy hátra tekerjük a görgőt.

3. Névjegykártyakészítés

Worddel Minden olyan eszköz megtalálható a Wordben, amellyel megtervezhetünk egy névjegykártyát. A Rajzolás eszköztárat aktiválva elkészíthetjük a névjegykártya prototípusát, amelyet azután tetszés szerint sokszorosíthatunk. Ez azonban eléggé munkaigényes, ráadásul a szövegdobozokkal való munka nem is a legegyszerűbb.

Könnyebben és gyorsabban juthatunk el a végeredményhez a Word sablonjainak használatával. Névjegykártya készítéséhez Kattintsunk a Fájl/Új dokumentum menüpontra. A programablak jobb szélén megjelenik az úgynevezett Munkaablak, benne a rendelkezésre álló dokumentumtípusokkal. Itt találjuk a sablonokat is, amelyek egy része a Worddel együtt települ a számítógépünkre, más részük viszont online érhető el a Microsoft weboldalán. A sablonokhoz a megfelelő hivatkozásra kattintással juthatunk el.

Előfordulhat azonban, hogy a számítógépen nem található névjegykártya sablon. Ilyenkor a Microsoft weboldalán kutakodhatunk tovább. Kattintsunk a Sablonok a Microsoft Office Online webhelyen hiperhivatkozásra, majd keressük meg a bennünket érdeklő kategóriát. A weben bőven találunk szebbnél-szebb névjegykártya sablonokat. Itt régebbi Word verziókhoz készített névjegykártyákat is lelünk, természetesen ezek is megfelelőek, csak küzdeni kell egy kicsit a kicsomagolásukkal és telepítésükkel.

4. Számoljunk a Worddel

Az Excel táblázatkezelő program segítségével a legbonyolultabb számításokis könnyedén elvégezhetők, ám egyszerűbb számításokra a Word is remekül megfelel. A számokat Wordben a táblázat funkcióval lehet a legkönnyebben kezelni. Ha például egy számoszlopot kell összeadnunk, készítsünk egyszerű, egy- vagy kétoszlopos táblázatot.

Gépeljük be az adatokat, majd vigyük a kurzort abba a cellába, amelyben az összeadás eredményének kell szerepelnie. Most aktiváljuk a Nézet/Eszköztárak menüpontban a Táblázatok és szegélyek eszköztárat. Ebben keressük meg az AutoSzum funkciógombot, és kattintsunk rá egyet. A munkát ezzel elvégeztük, az összeg megjelenik a megfelelő cellában. Ha valamelyik adatot módosítjuk, az eredményt ugyancsak az AutoSzum gombbal frissíthetjük.

5. Dokumentumtérkép használata

Hosszabb dokumentumok esetén komoly gondot okozhat az ide-oda ugrálás a szövegen belül. Az úgynevezett dokumentumtérkép nagyban megkönnyíti ezt a feladatot. Ezt a funkciót a Nézet menüben kapcsolhatjuk be. Egy ablaktábla jelenik meg a programablak bal szélén, amely a dokumentumban előforduló címeket tartalmazza. Rákattintva valamelyikre a listában szereplő címek közül, azonnal a dokumentum megfelelő helyére ugrunk, nincs szükség a szöveg lefel görgetésére vagy egyéb ugrási műveletre.

6. Jelszóvédelem a Wordben

Ha azt szeretnénk, hogy idegen ne férhessen hozzá dokumentumainkhoz, használjuk a Word saját jelszóvédelmét. Ezt a funkciót a Mentés másként parancs alkalmazásakor vehetjük igénybe. Ebben az ablakban kattintsunk az Eszközök gombra (legfelső sor jobb szélén), majd válasszuk ki a listából a Biztonsági beállításokat. Itt választhatunk jelszót a dokumentum megnyitásához, egy másikat a dokumentum módosításához stb., sőt a titkosítási eljárást is szabadon választhatjuk (a Speciális gombra kattintva).

Érdemes olykor a személyes adatainkat is eltávolítani a fájlból. Ez a funkció az előbbi ablakban, az Adatvédelmi beállítások részben található. Ha bejelöljük, a dokumentumból nem lehet kihámozni, hogy ki hozta létre, ami sok esetben előnyös lehet.

7. Szöveg kijelölése egérrel

Másoláshoz, törléshez, formázáshoz előbb ki kell jelölnünk a megfelelő szövegrészt vagy részeket. Az egér alkalmazásával a szövegkijelölést tökélyre fejleszthetjük.

Egyetlen szó kijelöléséhez kattintsunk duplán a szóra. Teljes mondatot úgy tudunk kijelölni, hogy lenyomjuk a Ctrl billentyűt, és kattintunk egyet a bal egérgombbal a mondat belsejében bárhol. Ha lefelé húzzuk az egeret, miközben nyomva tartjuk a gombot, több egymást követő sort is kijelölhetünk.

Teljes bekezdést kijelölhetünk úgy, hogy hármat kattintunk a bekezdés belsejében. A teljes dokumentumot ugyancsak tripla kattintással jelölhetjük ki, ha az egeret a sor elejére visszük, ahol a kurzor jobbra billenő nyíllá változik.

Téglalap alakú szövegrészt az Alt billentyű segítségével jelölhetünk ki, nem szomszédos szövegrészeket pedig a Ctrl billentyű lenyomásával.

8. Fordítás Worddel

Ha idegen nyelvű szövegekkel dolgozunk, és elegünk van a folytonos szótárazásból, éljünk a lehetőséggel, és fordíttassuk le az ismeretlen szavakat a Worddel. Jelöljük ki a szót az egér segítségével (dupla kattintással), majd az Eszközök menüben válasszuk ki a Nyelv menüpontot, ez alatt pedig a Fordítást.

A programablak jobb oldalán megjelenik a jól ismert munkaablak, amelyben a lefordítandó szöveg automatikusan beíródik a Keresés mezőbe. Alatta kiválaszthatjuk, hogy milyen nyelvről, illet-ve nyelvre akarjuk lefordítani a szót (például az angol ?mouse? szó német fordítására vagyunk kíváncsiak). Ezt követően kattintsunk a Keresés indítása gombra. Az eredményt a munkaablak alján láthatjuk (?Maus?). A keresést az előre beállított paraméterekkel (forrásnyelv, célnyelv stb.) úgy is lefuttathatjuk, ha kijelöljük a szót (vagy szavakat), majd lenyomjuk az Alt billentyűt, és még egyszer a kijelölt szövegre kattintunk az egér bal gombjával. Az előbbi módszerek valamelyikével nemcsak egyes szavakat, hanem mondatokat is lefordíthatunk, bár ne számítsunk olyan átütő eredményre, mint valamelyik professzionális fordítóprogrammal.

9. Szavak és betűk száma

Sokszor hasznos, ha tudjuk, hány szóból, illetve karakterből áll egy-egy dokumentum. Az említett adatokat megtudhatjuk az Eszközök menü Szavak száma menüpontjában. Itt olyan adatok is kideríthetők, mint az oldalak száma, a karakterek száma szóközökkel, illetve szóközök nélkül, továbbá a bekezdések és a sorok száma.

10. Több fájl megnyitása egyszerre

Néha szükség lehet arra, hogy egyszerre több fájlt nyissunk meg a Wordben. Ezt megtehetjük úgy is, hogy egyenként nyitogatjuk meg a fájlokat, de lehetőségünk van egy mozdulattal több dokumentumot is megnyitni. Ehhez kattintsunk a Fájl menüben a Megnyitásra, majd használjuk a Shift, illetve a Ctrl gombot a kívánt fájlok kijelöléséhez. A Shift gombbal az első és az utolsó fájl közötti teljes tartomány kijelölődik, a Ctrl gombbal viszont nem szomszédos fájlokat is kijelölhetünk. Végezetül kattintsunk a Megnyitás gombra. A Word megnyitja valamennyi dokumentumot, mindegyiket külön ablakban. Ezek között az Ablak menüben vagy pedig a tálcára ülő ikonok segítségével lépkedhetünk.

11. Készítsen saját billentyűparancsot

Sokszor ismétlődő, hosszadalmas és persze unalmas lépéssorozatok gyors végrehajtására szolgálnak az úgynevezett makrók. A teljes dokumentum vagy a kijelölt szöveg formázása például tipikusan ilyen művelet, amely sok apró lépésből tevődik össze. Ezek a lépések egyetlen billentyűkombináció lenyomásával is végrehajthatók.

Új makrókat az Eszközök menüben, a Makró/Új makró rögzítése pontban hozhatunk létre. A makrórögzítőt elindítva egy ablakban először nevet kell adnunk a makrónak ? lehetőleg olyat, hogy később is tudjuk, melyik makró mire való ?, majd hozzárendeljük a kívánt billentyűkombinációt. Ezt követően elvégezzük a formázással kapcsolatos teendőket, és leállítjuk a makrórögzítőt. Legközelebb elég csak lenyomni a szóban forgó billentyűkombinációt, és a Word pillanatok alatt automatikusan végrehajtja a bonyolult műveletsort. Saját készítésű makrókból egész listát állíthatunk össze, jelentős mértékben növelve munkánk hatékonyságát.

12. Dokumentumok összehasonlítása

Gyakran előfordul, hogy egy szövegben javítanak, ám úgy, hogy a módosításokat nem jelölik. Ilyenkor a két szöveget össze kell olvasni, ami fárasztó és időigényes. A Word szerencsére kínál megoldást: elég kiválasztani az Eszközök/Dokumentumok összehasonlítása és egyesítése menüpontban a két összehasonlítandó dokumentumot, és máris láthatjuk a módosításokat; a törléseket és a plusz hozzáírásokat.

13. Internetről másolt szöveg beillesztése

Amikor az internetről kimásolt szöveget bemásoljuk egy Word dokumentumba, akkor az megtartja eredeti formáját; képekkel, linkekkel, hirdetésekkel együtt. Amennyiben csak a szöveget szeretnénk átvenni, akkor a másolásra kijelölt részt ne egyszerűen csak beillesszük, hanem válasszuk a Szerkesztés menüponton belül az Irányított beillesztés funkciót. Itt megadhatjuk, hogy formázatlan Unicode formátumban illessze be a program a kiválasztott szöveget, ez esetben átveszi a dokumentum paramétereit (betűtípust, betűnagyságot, sortávot stb.

A LEGJOBB BILLENTYŰKOMBINÁCIÓK

A Word leggyakrabban használt funkcióit nemcsak a menükből érhetjük el, hanem billentyűkombinációk segítségével is aktiválhatjuk. Összegyűjtöttük a 12 leghasznosabb billentyűkombinációt, amelyekkel jelentős mértékben megnövelhetjük munkánk hatékonyságát.

  • F1 ? Súgó megjelenítése
  • F7 ? Helyesírás-ellenőrzés elindítása
  • Shift + F3 ? Kisbetűs szöveg átváltása nagybetűsre és fordítva
  • Ctrl + F4 ? Aktív ablak bezárása
  • Ctrl + S ? Dokumentum mentése
  • Ctrl + Z ? Utolsó művelet(ek) visszavonása (undo)
  • Ctrl + Y ? Utolsó művelet ismétlése (repeat)
  • Ctrl + C ? Szöveg másolása a vágólapra
  • Ctrl + V ? Másolt szöveg beillesztése
  • Ctrl + I ? Dőlt szövegstílus alkalmazása
  • Ctrl + B ? Félkövér szövegstílus alkalmazása
  • Alt + F4 ? Kilépés a programból



Árfolyamok

EUR: 309.84CHF: 266.8USD: 258.42
 

Legnépszerűbb cikkek

Karácsony Zoltán: Karrier tippek

Mire jó egy üzleti kapcsolatépítő klub?

Két évvel ezelőtt részletesen foglalkoztam az üzleti kapcsolatépítő klubokkal a Haszon magazin hasábjain. A közelmúltban Végvári-Nagy Kyra  és Végvári Tibor kommunikációs szakemberek meghívtak a Rapid Business nevet viselő rendez...
Tovább >>
Luxusgonddal küzdenek a franciák, legalábbis innen nézve. Az EU második legnépesebb nemzete szereti az életet, szereti a jóléti államot és forradalmi múltja ellenére utálja a változásokat. Az elnök munkaügyi reformja, illetve a szak...
Tovább >>