Amikor a vállalkozásunknak új irodahelyiséget keresünk, számos szempontot figyelembe kell vennünk, ugyanis egyáltalán nem mindegy, milyen kialakítású, hangulatú és felszereltségű bérleményt választunk a munkavégzés helyszínéül. A munkatársak hatékonyságának és elégedettségének növeléséhez nélkülözhetetlen egy minden igényt kielégítő, megfelelő méretű és jó infrastruktúrával rendelkező irodahelyiség. Nem is beszélve a brandépítésről, hiszen ha ügyfeleket is fogadunk az irodában, ez is fontos szemponttá válik.
A következőkben éppen olyan tanácsokat szeretnénk adni, amelyek segítenek, hogy a legideálisabb irodát vehessük bérbe a vállalkozásunk számára.
Az elhelyezkedés kulcsfontosságú
A megfelelő iroda kiválasztásánál mindenki mást preferál és más tényezőket tart a legfontosabbnak. Abban azonban talán egyetértünk, hogy az iroda elhelyezkedése központi kérdés minden vállalkozás életében. Nem mindegy ugyanis, hogy hová és milyen közlekedési viszonyok között járunk be a mindennapi tevékenységünk helyszínére. Fontos, hogy az iroda frekventált helyen legyen, megfelelő tömegközlekedési lehetőségekkel vagy éppen kiépített kerékpárúttal a közelében. Persze az sem hátrány, ha olyan helyszínt találunk, amelyet az autóval közlekedő kollégák is könnyedén meg tudnak közelíteni és van garantált parkolóhelyük.
A méret is sokat számít
Ha a lokációban már biztosak vagyunk, elengedhetetlen a hely méretét is figyelembe venni. Hogy számunkra mi számít ideálisnak, azt megszabja a cég mérete, a vonatkozó előírások és persze a jövőbeli terveink is. Hüvelykujjszabályként azt szokták mondani, hogy egy munkavállalóra egy irodán belül átlagosan 9,5 négyzetmétert kell szánnunk.
Amennyiben bővítéssel is számolunk a közeljövőben, gondolkozzunk nagyobb térben, ha pedig családiasabb vállalkozást üzemeltetünk, esetleg forrásaink szűkösebbek, válasszuk a kisebb, de annál praktikusabb méretet. De mindenképpen olyan kiterjedésű területben gondolkodjunk, melyben az iroda dolgozói, bútorai és minden felszereltsége kényelmesen elfér. Ne feledjük: a szűkös terek könnyen mindennapos stresszforrássá válhatnak, így akadályozva a hatékony munkavégzést.
Gondoljunk a belső felosztásra!
Ami az iroda felosztását illeti, mérlegeljünk, hogy beltéri ajtókkal elszeparált zárt tereket vagy inkább open office-t szeretnénk-e kialakítani. Ezzel kapcsolatban a saját véleményünk mellett a munkavállalók meglátásaira is érdemes adni. Amennyiben a vállalkozásunk hibrid munkavégzést is lehetővé tesz, érdemes nyitott irodát kialakítani. Ha viszont a kollégák nap mint nap bejárnak, vagy – munkájuk jellegénél fogva – szükségük van privát szférára, biztosítsuk nekik azt! Ezt megtehetjük egyéni irodákkal, amelyeket beltéri ajtókkal különítünk el, boxokkal vagy egyéb helyiségekkel – például brainstormingra szolgáló szobákkal – is.
Egy gyakran elfelejtett részlet: a tájolás
Mielőtt letesszük a voksunkat egy irodahelyiség mellett, ellenőrizzük milyen fekvésű az adott bérlemény! Érdemes tisztában lenni azzal, hogy a megfelelő tájolás mennyi hasznos dolgot rejthet magában, például: minél világosabb egy iroda, minél több természetes fény tölti meg, annál jobb hangulatot áraszt magából.
A déli fekvés több napos órát és melegebb érzetet biztosít, ugyanakkor a forró hónapokban szükségessé válhat egy légkondi beépítése. Az északi tájolás általánosságban véve hűvösebb környezetet biztosíthat, ám sokkal kevesebb fényt enged be a térbe – csak hogy egy-egy példát említsünk.
Nem mindegy az ár és a felszereltség sem
Nagyon fontos, hogy pontosan tisztában legyünk azzal, mennyi forrás áll rendelkezésünkre havi szinten irodabérlésre, hiszen rohanó világunkban a fenntartási, a bérleti, illetve a rezsiköltségek gyakran hatalmas összegeket emésztenek fel. Az irodabérleti szerződések éves szinten gyakran fix költségeket foglalnak magukban, de nem árt odafigyelni az apróbetűs részekre is, nehogy rejtett árak és költségvetésbe előre bele nem kalkulált kiadások érjenek minket. Tájékozódjunk arról, mit tartalmaz konkrétan a bérleti díj!
Ha irodát szeretnénk bérelni, minden esetben ellenőrizzük az adott helyiség szigetelését és szellőzését – ezt már csak a bérleti díj tekintetében is érdemes megnézni, nehogy túl sokat fizessünk egy silány minőségű irodáért. Nem árt szemügyre venni azt sem, hogy a leendő irodánknak otthon adó háztömbnek vagy irodaháznak milyen a felszereltsége, például van-e benne légkondicionálás vagy éppen milyen fűtési megoldásokkal rendelkezik. Ezek ugyanis a havi kiadások tekintetében sokat elárulnak.
Mit ad nekünk az épület és mire kell figyelnünk?
Ha egy épületen belül egy helyiséget bérlünk, akkor tájékozódjunk előre a mindenkire vonatkozó szabályokról. Szintén érdemes megnézni, mit kínál az épület: a dolgozók szempontjából pozitívum, ha a főépületben van étterem, kávézó vagy büfé. Sokaknak fontos, hogy egy irodakomplexumban legyen biztonsági szolgálat vagy egyéb extra szolgáltatás, ami a kényelmet és a biztonságot hivatott biztosítani.
Mondhatni, hogy a munkahely az ember második otthona, így létfontosságú, hogy bizonyos szempontokat figyelembe véve olyan irodahelyiséget válasszunk, melyben a kollégák örömmel járnak be dolgozni. (x)
