Egy konferencia megszervezése és lebonyolítása nagyon összetett feladat, ám a modern megoldásoknak köszönhetően egyszerre lett átláthatóbb és izgalmasabb is, mint valaha. Egy hasonló rendezvény létrehozását ugyanis számos online rendszer, illetve technikai vívmány támogathatja. Ezáltal könnyebbé válik a rendszerezés folyamata, interaktívabbak lesznek az előadások, legyőzhetjük a többezer kilométeres távolságokat, de még a virtuális valóságot is bevonhatjuk az esemény keretei közé.
Konferenciaszervezés 101
A legalapvetőbb szabályokat a legmodernebb rendezvény kapcsán is érdemes betartani, hiszen a precíz tervezés minden típusú konferencia alapköve. Így a helyszín megválasztása, a létszám meghatározása és a program pontos megtervezése, valamint az étkezés és a kikapcsolódás biztosítása is az első lépések közé tartoznak.
Ezek után következhet annak kitalálása, hogyan rendszerezzük a rengeteg információt, milyen technikával készüljünk, mennyire terjesszük ki a rendezvényt a személyes kapcsolatokról a virtuális részvételre. Nézzük, milyen vívmányok, modern konferenciaszervezési tendenciák segíthetnek ebben!
Trendek az egyszerűség és a változatosság jegyében
Konferenciaszervező szoftverek és apppok
A rendezvényszervezést ma már számos online megoldás megkönnyíti: egyes szoftverek segítségével egy felületen intézhető a regisztrációtól kezdve az absztraktok leadásán és bírálatán át a részvételi díj befizetéséig minden apró részlet. A hasonló platformok azért igazán hasznosak, mert nem több felületen kell tárolni az információkat, hanem egy helyen elérhetőek, mégis különböző funkciókhoz rendelhetőek.
Egyes appok emellett a rendezvény interaktív mivoltát is segítik: lehetőséget adnak például a közös szavazásra az előadások közben, a hozzászólásra akár mikrofon használata nélkül, a QR-kódok alkalmazásával pedig még több információ megosztását is támogatják.
Fenntarthatóság és költséghatékonyság
A konferenciaszervezés során ma már az is igazán lényeges, hogy a környezetvédelem szempontjából átgondoltan szülessen meg egy-egy rendezvény. A komoly, hiteles képhez ma már hozzátartozik, hogy egy szervezet, cég a fenntarthatóságot, mint tényezőt figyelembe veszi és példát mutat ebben.
Szerencsére a fenntarthatóságot nagyban támogatják az elektronikus megoldások, például a névsor, az ültetés vagy épp a regisztráció online való lebonyolítása papírok helyett. Helyezzük középpontba a hulladék minimalizálását, a szelektív gyűjtés lehetőségét, az e-ügyintézést! A virtuális megoldások sokszor nem csupán fenntarthatóbbak, de költséghatékonyabbak is, így az odafigyelés akár megtérülő befektetés is lehet.
Élő streamelés lehetősége
A több száz, esetleg több ezer kilométeres távolság vagy az időbeli kötöttség mára már nem feltétlenül indok, hogy valaki ne vehessen részt egy konferencián. Ha versenyképesek kívánunk maradni, igyekezzünk biztosítani a konferenciaszervezés során az online részvétel lehetőségét.
És ha már ebben gondolkodunk: nemcsak a hallgatóság, de a potenciális előadók közül is hozhatunk olyan neveket, akik élő streamelés során kapcsolódnak be és tartják meg előadásaikat. Természetesen a technikai feltételek biztosítása itt elengedhetetlen: legyen mindig B-tervünk és mindent próbáljunk ki előre, hogy a nagy esemény gördülékenyen mehessen.
AR/VR eszközök és az AI
Ma még mindez újdonságnak számít, de rövid időn belül talán elengedhetetlen részévé válnak a konferenciáknak is a különböző virtuális valóság bevonását segítő eszközök. Gondoljunk csak bele, a Mesterséges Intelligencia (AI) már a mindennapjaink része! Akár a szervezésben is hasznát vehetjük, de az információgyűjtés szempontjából is fontos támasz lehet. Az emberi gondolkodású gépek és szoftverek megfelelően alkalmazva nagyban megkönnyíthetik a munkánkat.
Egy ilyen eseményen életre szóló élményeket adhatnak az úgynevezett VR/AR eszközök. Ezek akár kitalált valóságokba is bevonhatják a résztvevőket, valamint képesek úgy megmutatni tudományos jelenségeket, következtetéseket, mintha a hallgatóság akkor és ott résztvevője lenne a folyamatnak. Természetesen a hasonló technikai megoldások nagyobb anyagi vonzattal járnak, éppen ezért érdemes a kisebb létszámú programok keretében teret adni ezeknek. Például úgy, hogy akár egy egész napon át, kisebb csoportokban nyújtanak maradandó élményt az érdeklődőknek.
Adjunk teret a visszajelzéseknek!
A jó szervezés része, hogy az utánkövetéssel is foglalkozunk: jelezzük már a konferencia idején, hogy számítunk a visszacsatolásra. Ezt szintén intézhetjük az említett online felületeken keresztül, így könnyebb a véleményeket összesíteni, és az értékelést elvégezni. Ha lehetőséget biztosítunk arra, hogy a résztvevők elmondják a véleményüket, abból nemcsak mi vonhatunk le fontos következtetéseket a jövőre nézve, de a megjelentek is érezhetik, hogy számítanak a meglátásaik. (x)
