A legfontosabb: tervezzünk előre
Akár lakást, akár irodát újítunk fel, kritikus fontosságú elem a pontos tervezés, hiszen nem csupán esztétikus eredményt szeretnénk: a funkcionalitás legalább ilyen fontos. Tehát mielőtt elkezdünk a faanyagok és kerámiafestékek között válogatni, gondoljuk át alaposan, hogy hogyan képzeljük el az iroda működését.
Az irodában zajló munkafolyamatok
Tervezzük meg, hogyan történik majd a munkavégzés. Kisebb, zárt munkaállomásokat képzelünk el, vagy open office rendszerben gondolkodunk? Egy irodában hány embert szeretnénk elhelyezni? Mely munkavállalónak milyen eszközökhöz – nyomtató, fénymásoló, irodaszerek stb. – kell könnyedén hozzáférnie? Arról is dönteni kell, hogy kinek mekkora munkafelületre és tárolóhelyre van szüksége, és természetesen az asztalok között mozogni is kell, így megfelelő helyet kell hagyni az egyes munkaállomások mellett.
A tervezés során figyeljünk oda arra, hogy a lehetőségek szerint használjuk ki a rendelkezésünkre álló természetes fényt: ez a munka hatékonyságát növeli, a villanyszámlánkat viszont csökkenti.
Hozzáférés az elektronikai eszközökhöz
Amikor felújításba kezdünk, sokszor elkövetjük azt a hibát, hogy a bútorokat anélkül helyezzük el a térben, hogy átgondolnánk, pontosan mire is fogjuk használni azokat. A számítógépek, asztali lámpák árammal működnek, de a dolgozók asztaluknál ülve töltik fel a telefonjukat vagy egyéb, munkavégzéshez szükséges eszközeiket, tehát minden munkaállomásnál szükség van konnektorokra. A sok számítástechnikai eszköz azzal jár, hogy a kábeleket az irodában több felé el kell vezetni anélkül, hogy azok akadályoznák a szabad mozgást, erre tehát figyeljünk oda.
Bútorok beszerzése – az ergonómia jelentősége
Ha a tervezéssel megvagyunk, következhet a bútorok, berendezési tárgyak kiválasztása. Ha az irodai környezet nem megfelelően kerül kialakításra, az a munkavállaló számára hosszú távú egészségügyi problémákat – hátfájást, látásproblémákat – okozhat, az pedig egyértelmű, hogy ilyen körülmények között senki nem tudja majd hatékonyan és produktívan végezni a munkáját.
Nagyon fontos tehát, hogy jó minőségű, ergonomikusan kialakított eszközöket szerezzünk be. Figyeljünk arra, hogy a monitort szemmagasságban, a dolgozótól legalább egy méterre helyezzük el. A szék legyen stabil és biztonságos, kényelmes, ugyanakkor támassza meg a hátat és a derekat. A munkafelület legyen olyan méretű, hogy azon minden munkaeszköz elhelyezhető legyen, a legjobb megoldás pedig az, ha a magassága is állítható. Ne csak egy egyszerű asztallapban gondolkodjunk: szükség van még egy jól variálható polcrendszerre, valamint zárható tárolószekrényre is.
Ne gondoljuk azt, hogy ezek az eszközök egyszerűen a dolgozó kényelmét szolgálják: ha gondoskodunk a jó minőségű bútorokról, azok növelik a hatékonyságot, ráadásul biztosan tartósak, így hosszú évekig biztosítják a munkavégzés feltételeit. Ráadásul ha állítható modelleket választunk, egy későbbi átrendezés során azokat akár a változó igényeknek megfelelően átalakítva is használhatjuk.
Fények és világítás
Egy iroda megfelelő megvilágítása kiemelkedő jelentőséggel bír a dolgozók kényelme, egészsége és nem utolsósorban hatékonysága szempontjából. A természetes fény jelentőségéről már beszéltünk – ennek mértéke alapvetően függ az épület adottságaitól, de a kihasználtságát fokozhatjuk áttetsző függönyök felhelyezésével és az ablakok tisztántartásával. Bármilyen jók azonban a fényviszonyok, az irodai munkához szükség van mesterséges megvilágításra is. A mennyezeti lámpa mellett fontos, hogy minden munkaállomást szereljünk fel asztali fénnyel, amit a dolgozók kedvük és szükségleteik szerint használhatnak. Olyan lámpákat válasszunk, melyeknél a magasság és a fény iránya, erőssége is állítható, hiszen másfajta megvilágításra lehet szükség a számítógépes munkához és a dokumentumok tanulmányozásához.
A környezetvédelem nevében lehetőség szerint az energiatakarékos fényforrások közül válogassunk, ezzel a költségeinket is csökkenthetjük.
Válasszunk jó minőségű anyagokat
Amennyiben az iroda felújítása magában foglalja a burkolatcserét és a falfestést is, úgy fontos, hogy itt se kössünk kompromisszumot a spórolás nevében. Ha ugyanis a drágább, de jó minőségű alapanyagokat választjuk, úgy hosszú távon valójában pénzt takarítunk meg.
Az irodákban jó választás lehet a laminált padlóburkolat, a tárgyalóhelyiségekbe viszont választhatunk akár padlószőnyeget is. Mindkettő előnye, hogy tartós, és számos színben és mintával elérhető. A falfesték esetében fontos elvárás, hogy sokáig megőrizze színét, ezen kívül álljon ellen a karcolásoknak és legyen könnyen tisztítható, mosható. Jó választás lehet például akerámiafesték, ami alkalmazható a falakon, a plafonon de akár a fa és fém eszközökön is.
Döntsünk előrelátóan
Készüljünk fel arra, hogy az iroda felújítása rengeteg időnket, energiánkat és pénzünket fogja felemészteni. Van, ahol nem érdemes kompromisszumot kötni annak érdekében, hogy a helyiségek hosszú távon biztosítsák a hatékony munkavégzést. A fenti szempontok figyelembevételével, egy alapos kutatómunka lefolytatásával biztosak lehetünk abban, hogy irodánk nemcsak a jelen, hanem a jövő elvárásainak is megfelel majd. (x)
