Ha egy cég külföldi partnereket vár, érdemes alaposan felkészülni nem csupán a fogadásukra, de minden apró részletre, ami komfortosabbá teheti számukra az itt töltött időt. A konferenciák, tárgyalások megfelelő szervezettsége mellett az eltöltött szabadidő, a szállás minősége, a figyelmesség és a vendégszeretet is lényeges tényezők az itt szerzett benyomások szempontjából. Utóbbiak pedig nagyban befolyásolják a nyitottságot a további szakmai együttműködésre.
A szakmai hitelesség mellett az emberi tényezők is rendkívül fontos szerepet játszanak az üzleti életben, ha hosszú távú együttműködésről van szó. Amennyiben figyelmes hozzáállásról teszünk tanúbizonyságot és betartjuk az úgynevezett íratlan szabályokat a vendégek felé, azzal cégünk megítélésének teszünk jót. Utóbbi pedig megalapozhatja a tartós szakmai kapcsolatokat, a közös projektek üzleti sikerét, illetve a vállalkozásról kialakított megnyerő képet egy adott területen vagy iparágban. Nézzük, mire figyeljünk!
A megfelelő szállás
Mérjük fel az érkező vendégek igényeit, és ezek alapján keressünk számukra komfortos szállást, hiszen sokkal könnyebb nekünk kiszűrni a legjobb lehetőségeket, mint külföldiként keresgélni. Mi magunk ismerjük a közlekedést, a programokat, illetve azok helyszíneit, ezért ezekhez igazodva tudunk jó megoldást találni.
Ha nincs konkrét ötletünk, akkor a Budapest Airport Hotel Stációval**** nem lőhetünk mellé, hiszen közel van a repülőtérhez, így az érkezők számára megkönnyíti az utazást, a közlekedést. Fontos kiemelni, hogy Ferihegy közelsége ellenére sem zajos: Vecsés erdővel, családi házakkal övezett zöld környezetében található, így zöld, pihentető oázisként várja a vendégeit.
Érdeklődjünk arról is, milyen étkezési lehetőségek állnak rendelkezésre a kiválasztott helyen, van-e megoldás ételintolerancia esetén, valamint biztosítsuk a partnereknek azt is, hogy a nekik tetsző létszámban és felosztásban foglalhassák el a szobákat.
Segítsünk a szabadidő megszervezésében, a tájékozódásban!
Ha partnereink először járnak Magyarországon, vagy ritkán fordulnak meg itt, bizonyára szívesen töltenek el időt a kultúra, a látványosságok megismerésével.
Adjunk nekik alternatívákat és segítsük őket az információkeresésben, de ne szervezzük túl a napjaikat. Előfordulhat, hogy külön időre vágynak, egyes helyeket önállóan szeretnének felfedezni: ebben az esetben jól jöhet számukra egy-egy útikönyv arról, mit érdemes megnézni, és hogyan lehet legkönnyebben megközelíteni adott helyeket. De az is lehet, hogy egy-egy napot szívesebben töltenek feltöltődéssel a szállodájukban: ha a Budapest Airport Hotel Stációt**** választjuk számukra, itt bőven akad lehetőségük erre is.
Ha vendégeink csoportos programokra vágynak, akár a saját dolgozóinkkal is szervezhetünk közös városnézést, hiszen a kapcsolat- és csapatépítés szempontjából ez is remek befektetés lehet. Amennyiben partnereink nyitottak erre, nem csupán a turisztikai látványosságok szolgálhatnak a szabadidő eltöltésére: bevezethetjük őket a mindennapi szokásokba, a helyi kultúrába, legyen az akár színház, koncert, mozi vagy épp a legkedvesebb eldugott éttermünk. Ha partnereink nyitottak erre, ez a fajta program remekül szolgálja a bizalom építését és a feltöltődést a szakmai kötelességek után.
Tájékozódjunk vendégeink kultúrájáról
Amennyiben vendégeink egészen más kultúrából érkeznek, igyekezzünk erre is tekintettel lenni: tájékozódunk a szokásaikról. Legyen az az étkezés, az ismerkedés, az üzleti és hétköznapi kommunikáció: mindenképp a tisztelet jeleként értelmezik majd, hogy időt fordítottunk ezek feltérképezésére.
A japánok például nem fognak kezet, nem fújnak orrot nyilvánosan, és nem kedvelik, ha túlságosan közel mennek hozzájuk, ezért tanácsos tartani egy alapvető távolságot beszélgetés közben is. Míg a spanyolok és az olaszok szeretik csevegéssel kezdeni az üzleti megbeszélést, a németek és az angolok inkább a lényegre törekszenek, és a laza kézfogás, valamint a visszafogott elegancia hívei.
Az oroszok nem szívelik a sok mosolygást, míg az izraelieknél könnyen előfordulhat, hogy számunkra túlságosan hétköznapinak ható ruhában érkeznek. A kézfogás náluk férfi és nő között nem megengedett és míg a névjegykártyákat feléjük páros kézzel illik nyújtani, addig az arab üzletfelek részére kizárólag jobb kézzel.
Ami mindig beválik: vegyük elő az empátiánkat!
Ha már tájékozódtunk a vendégeink kultúrájáról, lefoglaltuk a számukra tökéletes szobákat az Budapest Airport Hotel Stációban**** és izgalmas elfoglaltságokkal tűzdeltük tele a napirendjüket, itt van még egy általános tanács. Ez az, ami mindig igaz kortól, nemtől és kultúrától függetlenül: azt tegyük, amit mi is jó szívvel fogadnánk mástól, azaz képzeljük bele magunkat a másik helyzetébe. Az empátia remek tanácsadó az üzleti és az emberi kérdésekben egyaránt.
Amikor a hoteleket szemrevételezzük, a menüt tervezzük, vagy a programok között keresgélünk, nyugodtan gondoljuk végig, ha mi érkeznénk vendégként, minek örülnénk leginkább. Biztosítsuk a hiteles szakmai közeget, de közben adjunk teret a komfortosságnak és a magánemberi érdeklődésnek is.
A külföldi partnerek fogadása mindig nagy izgalommal és sok munkával jár, de mind szakmai, mind emberi szempontból rendkívül hasznos: amellett, hogy a személyes találkozás megkönnyíti a távoli kapcsolattartást, bevezet más kultúrákba, szokásokba, üzleti attitűdbe, amelynek tapasztalatait a mindennapi munka során is hasznosíthatjuk. (x)
