Digitális világunkban az e-mailezés továbbra is milliók munkarendjének kihagyhatatlan eleme. Azonban ezeknek a módszereknek az alkalmazásával drámaian csökkenthetjük az időterhelésünket.
1. Mennyire fontos?
Ez talán elsőre erősnek tűnik, de néha a leggyorsabb módja egy e-mail megválaszolásának az, ha nem válaszolunk rá. Bizonyos helyzetek valóban megkövetelik az időben történő válaszadást, de ez sok esetben nem így van. Természetesen nem arról van szó, hogy hagyjunk figyelmen kívül fontos üzeneteket, hanem inkább arról, hogy ne vesztegessük az időnket, amikor éppen nincs szükség sürgős válaszra.
2. Nem kell túlgondolni!
Néha egyes cégek vagy akár megrendelők nagyon hosszú üzeneteket küldenek, ahol végig kell olvasnunk egy kisebb regényt, majd vissza kell jeleznunk, hogy megkaptuk az e-mailt. De gyakran nem kell minden egyes felvetésre mélyrehatóan reagálni. Ezekben az esetekben teljesen elfogadható, ha egy-két gyors mondattal válaszolunk, hiszen nem kötelező olyan hosszúságú választ adnunk, mint amilyen hosszú volt a kapott üzenet.
3. Azonnali reagálás, későbbi válasz
A legfontosabb e-mailek esetében, amelyek részletes írásos választ igényelnek, ajánlott egy gyors üzenetet küldeni, amelyben tudatjuk a feladóval, hogy megkaptuk az e-mailt és hamarosan jelentkezni fogunk. Ezután érdemes egy emlékeztetőt is állítani, hogy a nap folyamán ne felejtsünk el válaszolni. Így időt is spórolhatunk, valamint jobban átgondolhatjuk, hogy mit szeretnénk válaszolni.
4. A jól bevált telefon
Végül bizonyos esetekben a legjobb ötlet az, ha egyből felhívjuk a feladót. Egy 5-10 perces beszélgetéssel rengeteg időt megspórolhatunk. Ez különösen akkor óriási segítség, ha nem teljesen értjük, hogy a másik fél mit akart
Egyre inkább digitális világunkban az e-mail továbbra is sok ember munkarendjének nagy részét képezi. De ezeknek a stratégiáknak az alkalmazásával drámaian csökkentheti az időterhelést.
