Egy konferencia megszervezése mindig izgalmas feladat, ami számos érdekes kihívást rejt magában. Hatványozottan igaz ez, ha határokon átívelő és nagyobb szabású rendezvényben gondolkodunk. Cikkünkből kiderül, mik egy nemzetközi konferencia szervezésének legfőbb kihívásai – de a megoldásokra is rávilágítunk.
Nyelvi korlátok
A legtöbb fejtörést természetesen az okozhatja, hogy miként hidaljuk át a nyelvi különbségeket. Az evidens lépés persze az lenne, ha teljes egészében angolul zajlana a konferencia, erre azonban sok esetben nincs mód. Nem törvényszerű, hogy a kiszemelt előadók beszélik a nyelvet, és a közönségtől sem várhatjuk el, hogy nehezebb témákat is megértsen idegen nyelven.
Ha az angol nem jöhet szóba, nincs más választásunk, mint tolmáccsal vagy akár tolmácsokkal nekivágni az eseménynek. Kétségtelen, hogy ez megdobja a költségvetést, abban azonban biztosak lehetünk, hogy mindenki tökéletesen érti majd az előadókat. A tolmácsot érdemes már a szervezés első fázisában felkérni, hogy a meghívottakkal történő kapcsolattartásban is segédkezzen.
Ismeretlen környezet
A nyelvbéli eltérések mellett azzal is számolnunk kell, hogy kulturális és adminisztratív különbségek is adódhatnak a házigazda ország és az előadók, vendégek között. Egyáltalán nem biztos például, hogy egy amerikai vagy éppen ázsiai előadó tisztában van azzal, hogy milyen feltételek mellett utazhat az Európai Unióba. Nagyban megkönnyíthetjük a dolgukat, ha előre gondolkodunk, és tájékoztatjuk őket a feltételekről, illetve a teendőikről.
Azzal is támogathatjuk a vendégeinket, ha összeírjuk, mire ügyeljenek az itt tartózkodásuk során. Mire vigyázzanak, ha tömegközlekednek, étteremben esznek, és milyen módokon tudnak segítséget kérni. Az is egy jó ötlet, ha fonetikusan a rendelkezésükre bocsátjuk azokat a mondatokat, melyekkel könnyebben eligazodhatnak az országunkban.
Konferenciaközpont-kérdés
A tökéletes konferenciaközpont kiválasztása mindig az egyik legkeményebb dió. Egy nemzetközi konferenciánál annyiban még nehezebb a dolog, hogy helyismerettel egyáltalán nem rendelkező emberek igényeit is figyelembe kell vennünk. Mindenképp nyerő lehet, ha olyan helyszínt választunk, ami vagy a repülőtér közelében van vagy esetleg a belvárosban, ami akár taxival, akár tömegközlekedéssel könnyen megközelíthető.
Az udvarias és segítőkész kiszolgáló személyzet minden konferenciánál lényeges, egy nemzetközi rendezvénynél pedig az is fontos, hogy a hostok, pincérek, ruhatárosok, technikusok beszéljenek idegen nyelveket. Feltétlenül kérdezzünk rá tehát a konferenciaközpontoknál, hogy rendelkeznek-e megfelelő számú és képzettségű emberrel.
Magas költségek
Egy nemzetközi rendezvény tető alá hozása bizony nem lesz olcsó.Jelentősen megdobja a számlát, hogy repülőjegyet kell biztosítanunk a külföldről érkezőknek, szállásról is gondoskodnunk kell, illetve – ahogy már említettük – adott esetben tolmácsokat kell felkérnünk. Néhány okos lépéssel azonban faraghatunk a költségekből.
Ilyen lehet az, ha az előadók egy részét nem utaztatjuk a helyszínre, hanem csak online csatlakoznak be a konferenciába. Ennek ugyan van némi technikai költsége, de ez elenyésző a repülés és a szállás összegéhez képest. Ha pedig mégis az utazás mellett döntünk, azzal spórolhatunk, ha jó előre, akár már hónapokkal korábban megvesszük a jegyeket, illetve lefoglaljuk a szállásokat.
Ökológiai lábnyom
Tény, hogy a konferenciánk ökológiai lábnyoma jelentős lesz, ha nemzetközi rendezvényt tervezünk. Ebből a legnagyobb részt minden bizonnyal a repülés teszi ki, de a konferenciaközpont fűtése vagy hűtése is komolyan hozzájárul a környezeti terheléshez. Szerencsére ezen a téren is akadnak lehetőségeink, melyekkel zöldebbé tehetjük az eseményünket.
A fentebb említett online részvétel például lényegesen kisebb ökológiai lábnyommal jár, mint a repülés. A vonatközlekedés is egy remek alternatíva, és nincs is akadálya, ha a vendég nem a tengerentúlról érkezik. A konferenciaközpont kiválasztásánál pedig arra törekedjünk, hogy a helyszín megújuló energiaforrásokat használjon vagy éppen természetes módon oldja meg a klimatizálást.
Menetrend kialakítása
Egy nagyobb volumenű, nemzetközi konferencia kézben tartása igazi rémálom lehet. Könnyen kaotikussá válhat a helyzet, ha egyik-másik előadó vagy tolmács nem érkezik meg időben ilyen-olyan okok miatt. Ezt elkerülendő, mindig legyen B-tervünk, amivel áthidalhatjuk a nehézségeket. Milyen programmal tudunk helyettesíteni egy-egy kieső beszélgetést, és mi történik, ha a tolmács mégsem áll rendelkezésünkre?
Azt is gondoljuk végig, hogy milyen áthidaló programokkal várjuk a vendégeket. Ne feledjük, hogy nagyon sokféle, különböző hátterű ember jelenik majd meg a rendezvényünkön. Olyan programokkal próbáljunk kedveskedni nekik, melyek kultúrától függetlenül megállják a helyüket – ugyanez igaz egyébként az ételkínálatra is.
Láthatjuk: ha először szervezünk nemzetközi konferenciát, alighanem elkél majd a támogatás, hiszen kemény dióról van szó. Érdemes profikhoz fordulni, akiknek már van tapasztalata a témában: ők ismerik a szóba jöhető konferenciaközpontokat, és javaslatokat tehetnek a legjobb módszerek és praktikák alkalmazásához, hogy a nemzetközi konferenciánk is kifogástalan minőségű lehessen. (x)
