Az első szám: hány falat fogy

A mennyiség nem ízlés kérdése, hanem aritmetika. Ha a falatok adják a kínálat gerincét, fejenként 4-5 koktélszendviccsel érdemes számolni; ha desszert vagy aprósütemény is kerül az asztalra, 3-4 darab is elég. Ez 20 főnél 80-100 falatot, 50 főnél 200-250-et, 100 főnél 400-500-at jelent. Minden további tétel ebből a számból indul, ezért érdemes a létszámot előbb lezárni, és csak utána ajánlatot kérni.

Fejenkénti ár: három sáv

A koktélszendvics-alapú kínálat fejenkénti ára jól elkülöníthető sávokba esik. A Sandwich4u irodai catering-kínálatában a klasszikus összeállítás 2 880-3 600 Ft/fő, a gourmet 3 160-3 950 Ft/fő, a teljesen gluténmentes pedig 3 960-4 950 Ft/fő — mind 4-5 darabos adaggal számolva. Darabra nézve a vegán falat 790 Ft, a gluténmentes 990 Ft. A sávok közötti különbség nem a mennyiségből, hanem az alapanyagból jön, így a keret tartásának a legolcsóbb módja nem a darabszám csökkentése, hanem a sáv tudatos megválasztása.

A mentes adag nem extra, hanem alapterv

A kínálat 10-30 százalékát érdemes eleve mentesként tervezni: vegán, gluténmentes, laktózmentes, vegetáriánus. Ez nem engedmény, hanem kockázatkezelés, mert utólag pótolni drágább és lassabb. Jelzésértékű, hogy a legkeresettebb koktélszendvics maga is vegán tétel, az erdélyi padlizsánkrémes, a gluténmentes változatok pedig ugyanabban a 11 ízcsaládban érhetők el, mint a hagyományosak. Vagyis a mentes sor nem egy külön, szegényesebb tálca, hanem ugyanannak a kínálatnak a része.

A két tétel, ami kimarad a kalkulációból

Az egyik a kiszállítás: Budapesten belül 4 900 Ft, munkanapokon 8:00 és 16:00 között, előre egyeztetett időpontban. A másik a kávé: Nespresso Pro rendszerrel 750 Ft bruttó adagonként, és a gép a rendelés mellé jár. Van egy alsó küszöb is: 25 000 Ft a minimális rendelési érték, ami nagyjából 35 falat — egy 7-9 fős eseményre elég.

Határidő és számlázás

A rendelést két munkanappal az esemény előtt kell leadni; ennyi idő kell a beszerzéshez és a gyártáshoz. Fizetni bankkártyával vagy előreutalással lehet, és megadható PO-szám is, ami automatikusan rákerül a számlára — ez a beszerzési folyamatot használó cégeknél egy kört spórol a pénzügyön. Ha a létszám még mozog, a várható költség a létszámra szabott kalkulátorral előre is megnézhető, így a keret már az első egyeztetés előtt a helyén van.