Mivel jár, ha a lakásod a székhely?

A hivatalos levelek oda érkeznek, és a cégnek címzett küldeményt neked vagy a meghatalmazottadnak kell átvenned. Ha egy ajánlott levél a postán marad, a határidő attól még telik, és hatósági irat elmulasztásáért bírság is járhat. A NAV ellenőrzéskor szintén a székhelyen keresi a céget. Ott kell lenniük a cégiratoknak, az engedélyeknek és a beszámolóknak, vagyis a nappalid sarkában egy iratszekrénynek. Ritkább eset, de végrehajtásnál a végrehajtó a székhelyen lévő értéktárgyakat is lefoglalhatja. Az önkormányzat bizonyos esetekben építményadót is kivethet. Albérletben pedig a bérbeadó beleegyezése is kell, és nem mindenki adja meg.

Mit csinál a székhelyszolgáltató, és hogyan indul a szerződés?

A székhelyszolgáltató ezt a terhet veszi le rólad. Egyszerűen fogalmazva kölcsönadja a címét, és elvégzi a székhellyel járó teendőket. Átveszi a postát, nyilvántartja, megőrzi, és szól, ha érkezett valami. Ellenőrzéskor ő tartja rendelkezésre az iratokat és képviseli a céget a NAV előtt. Te az ingatlant ténylegesen nem használod, ezért a lakcímed nem kerül be a cégjegyzékbe. A csomagban jellemzően benne van a tulajdoni lap, a székhelyhasználati hozzájáruló nyilatkozat és a cégtábla is. A táblát a szolgáltató készíti el és helyezi ki, ezzel nincs dolgod. Ha nem akarsz a postáért bejárni, a hivatalos leveleket be is szkennelik és elküldik elektronikusan. Az értesítést telefonon és online is megkapod. Ha valaki más viszi el helyetted a leveleket, ahhoz meghatalmazás kell.

A szerződéskötés kevesebb időt vesz el, mint gondolnád. Személyi igazolvány, lakcímkártya, adókártya, alapító okirat és aláírásminta kell hozzá, és hiánytalan iratokkal nagyjából 20-30 perc. Az ügyvezetőnek személyesen kell megjelennie, vagy kéttanús meghatalmazással is eljárhat helyette valaki. A szerződés írásban készül, és főszabály szerint határozatlan időre szól. Határozott idejű csak akkor lehet, ha maga a cég is határozott időre alakul. Új cégnél a cím egyszerűen bekerül a létesítő okiratba. Működő cégnél a változást ügyvéd útján, 30 napon belül kell bejelenteni a cégbíróságnak.

Ne feledkezz meg a NAV-bejelentésről sem. A székhelyszolgáltatás igénybevételét nem a szolgáltató, hanem a cég jelenti be, 15 napon belül. Cégeknél a T201T, egyéni vállalkozóknál a T101E nyomtatványon. A gyakorlatban ezt sokszor a könyvelő elintézi, de érdemes rákérdezni, hogy tényleg megtette-e.

Egy dologra viszont a külső székhely sem jó. Ha a cégednek ügyfélfogadó helye, raktára vagy műhelye van, azt a helyet telephelyként is be kell jegyeztetni. A székhelyszolgáltatás a hivatalos címet oldja meg, a tényleges működést nem.

Hogyan válassz megbízható szolgáltatót?

Régebben a szolgáltatókat “cégtemetőként” emlegették, mert voltak, akik így bújtak el a hatóságok elől. A 2017-es szabályozás óta ez sokat javult, de nem mindegy, kivel szerződsz. Nézd meg, mióta működik a cég, hány aktív ügyfele van, és van-e független pénzügyi minősítése. A Logosz Cégcsoport például 2005 óta foglalkozik ezzel, több mint 10 000 aktív ügyféllel. Budapesten 15 kerületben, vidéken 10 városban van irodája.

A cím kiválasztásánál gondolj arra is, hogy vele cégbíróságot és NAV-egységet is választasz, mert a területileg illetékes szervek alá fogsz tartozni. Egyes pályázatoknál a konvergencia régióban bejegyzett székhely előnyt jelenthet. Ha pedig a cégvezető nem a székhely városában él, a levelek az irodák között továbbíthatók, így nem kell miattuk utazni.

Összegezve: az otthoni cím olcsónak tűnik, de a magánszféra kockázata és a postakezelés terhe rajtad marad. Ha ezt nem szeretnéd vállalni, a legegyszerűbb már alapításkor külső szolgáltatót választani. Így később nem kell székhelyváltozást bejelenteni.