Tudja, hogy mi a világ legértékesebb eszköze jelenleg? A pénz? Az arany? Talán az ingatlan? Egyik sem. A legértékesebb eszköz az adat. A modern, digitális technológia megfelelő használata pedig abban nyújt segítséget, hogy az adatokban rejlő potenciált üzleti céljainak elérésére fordítsa. Valamennyi iparág óriási technológiai fejlődésen ment keresztül az elmúlt évtizedekben, ami alól a facility management sem kivétel. A digitális vagyongazdálkodás ma már elengedhetetlen egy modern facility manager munkájához. Alábbi cikkünkből megtudhatja, hogy miért.
Mi az a digitális vagyongazdálkodás?
Az online és a digitális fogalmakat gyakran összekeverik. Az “online” szó azt jelenti, hogy valaki vagy valami csatlakozik az internethez, a “digitális” pedig olyan elektronikus technológia, amely adatokat generál, tárol és dolgoz fel.
A vagyongazdálkodás, létesítménygazdálkodás, vagy idegen szóval facility management olyan eszközök és szolgáltatások összességeként definiálható, amelyek támogatják az épületek, a telkek, az infrastruktúra és az ingatlanok funkcionalitását, biztonságát és fenntarthatóságát.
Ennek a kettőnek a kombinációja a facility management modern verziója, a digitális vagyongazdálkodás. Ez azt jelenti, hogy az innovatív technológia és az okoseszközök segítségével egyetlen digitális platformon keresztül naprakészen tartható és kezelhető a teljes ingatlan- és bérleti állomány, a karbantartások és számos más munkafolyamat is.
Miért fontos a digitalizáció a létesítménygazdálkodásban?
Azok a facility managerek, akik már a digitális vagyongazdálkodás előnyeit élvezik, bizonyára hosszan tudnának arról mesélni, hogy mi mindenben könnyíti meg munkájukat ez a szoftver. Azok számára, akik most fontolgatják a váltást, összeszedtük a legfontosabb előnyöket, amivel a digitalizáció hozzájárulhat a létesítménygazdálkodás sikeréhez.
Jobb üzleti döntések
A létesítménygazdálkodási szoftver nagy előnye, hogy egy helyen tárolja és gyűjti az értékes információkat, amelyek felhasználhatóak az átfogó üzleti döntések meghozatalához és a stratégia kialakításához. Ezek az információk pedig megtalálhatók a központi műszerfalon, könnyen áttekinthető formában.
A teljes bérlemény- és ingatlanállomány, annak minden dokumentumával egy helyen tárolható, könnyen hozzáférhető. Emellett a jelenlegi és várható kiadások és bevételek adatai is jól átláthatóan és összehasonlíthatóan kezeli a rendszer. Ezzel is segítve a jövedelmezőbb üzleti döntések meghozatalát. A létesítménygazdálkodási szoftver a rendelkezésre álló adathalmaz alapján lehetőséget kínál átfogó jelentések készítésére is. Ezek a riportok remek eszközei lehetnek a jövőbeni költség megtakarításnak és hatékonyság növelésének.
Valós kép az ingatlan portfólióról
A vagyongazdálkodás digitalizálásának nem várt előnyei is lehetnek. Ma már lehetőség van az épületek teljes és részletes, 3D-s felmérésére. Gyakori eset, hogy a felmérések során kiderül, hogy az ingatlanállomány valójában 10-20%-kal nagyobb a nyilvántartásokban szereplő méretnél. Ennek oka legtöbbször az átalakítások adminisztrációjának hiánya. Érdemes végiggondolni, hogy egy-egy ingatlan esetén ez a 20%-os plusz terület mennyi mindenre lenne hasznosítható.
Egy ilyen felmérés során nem csak az “elveszett területekre”, de minden építészeti és épületgépészeti adottságra is fény derül, amely alapján többek között a menekülési útvonalak is változtathatók, amennyiben szükséges.
Teljes portfólió és vagyon nyilvántartása egy helyen
Az ingatlanportfólióban rejlő lehetőségek maximalizálása a létesítménygazdálkodó szoftver másik nagy előnye. Különösen az egyszerre több telephelyért felelős facility managerek esetében. Egy helyen tárolható a bérleti díjakkal, alvállalkozókkal és közüzemi szolgáltatásokkal kapcsolatos valamennyi információ és kapcsolódó, dokumentum, fénykép. Ez nem csak jelentős időt takaríthat meg a szakemberek számára, de segít elkerülni a fizetési határidők és díjmódosítások elmulasztását is.
Ezen túlmenően, a részletes adatok birtokában, könnyen összevethetők az egyes ingatlanok információi. Ha valamelyik bérleményben kiugróan magas a fogyasztás, vagy épp jelentős összeget takarít meg egy új szigetelési technika segítségével, akkor az egyből kitűnik. Ezek az adatok kincset érnek a fejlesztések és a költségmegtakarítás szempontjából. Az átlátható, digitális nyilvántartás akár 10-20%-kal csökkentheti az ingatlannal járó költségeket.
Gördülékeny, átlátható karbantartási folyamatok
A vagyonkezelés digitalizációja a karbantartás tervezésében és a folyamatok nyomonkövetésében is hatalmas segítséget nyújt. Részletes, jól átlátható tervek készíthetők vele, amely a facility manager napi munkája mellett segíti a pénzügyet és a HR-t a szükséges erőforrás allokálásában. A kötelező karbantartási határidőket és ezzel a törvényi előírásokat is könnyebben be lehet tartani használatával. A váratlan problémák gyors megoldásában a hibabejelentő funkció nyújt segítséget. A platformon nem csak a hiba bejelentés, hanem akár a javítás tervezése és a munkalapkezelés is elvégezhető.
Nekem bevált az Excel, miért váltsak?
Gyakran halljuk ezt a kérdést, és ezért is fontos, hogy erről is beszéljünk. A táblázatkezelő, például az Excel valóban egy digitális eszköz, a funkcióit tekintve azonban fényévekkel elmarad egy modern facility management szoftverhez képest. A táblázatok ráadásul elkallódnak, törlődnek, figyelmetlen kollégák által felülíródnak. A magas hibalehetőséget pedig még nem is említettük.
Azt se felejtsük el, hogy a facility management szolgáltatók között is egyre erősebb a verseny, így aki nem halad a korral és a technológiai újításokkal, idővel bizony le fog maradni.
A fenti táblázat jól szemlélteti, hogy a kérdéses szoftverek milyen funkciókat tudnak ellátni a vagyongazdálkodásban:
Összefoglalva tehát a digitális vagyongazdálkodás segítségével pontos kép kapható az ingatlanállományról és annak profitabilitásáról, ami segít a jobb üzleti döntések meghozatalában. A facility managereket jelentős adminisztrációs tehertől mentesíti, miközben minden adatot és változtatást digitálisan tárol és naprakész, teljes körű információt szolgáltat.
