Az áfamentes számlázásnál el kell magyarázni az áfamentesség indokát, ami nem mindig lesz egyszerű!
Egy fontos változás
Eddig elég volt, ha az áfamentes számlázásnál megadtuk, hogy alanyi vagy tárgyi mentes, ez mostantól sokkal nehezebb lesz. Mostantól egy 8 jegyű kód megadásával és szöveggel is el kell magyarázni az áfamentesség indokát! Ez egyrészt a könyvelő, másrészt a hatóság számára nyújt információt arról, hogy mitől lett adómentes a számla.
Óvatosan a fordított adózással
A könyvelőnek ugyanis másképp kell kezelnie, ha a számlakibocsátó vagy az áru/szolgáltatás miatt adómentes egy számla, netán van áfatartalma, de eltér a megszokott kulcsoktól. Ez jellemzően a külföldi partnernek kiállított számláknál fog problémát okozni, de lehet egy-két belföldi ügylet is, amelynél érdemes a számlázás előtt végig gondolni a vonatkozó szabályokat. Ilyenek lehetnek a fordított adózású termékek és szolgáltatások, például az építőipar, vaskereskedelem, hulladékgazdálkodás.
A kibocsátó magyaráz!
A szöveges magyarázatot elvileg a számlakibocsátó vállalkozónak kell kitöltenie. A nagyvállalatok helyzete ebből a szempontból könnyebb, mert némi fejlesztéssel képesek lesznek ennek automatizálására. A kisebb cégeknél azonban minden gazdasági eseménynél, minden tételnél döntést kell hozni a számlázáskor. Erre pedig sokan nincsenek felkészülve. Egy-egy ritkábban előforduló, bonyolultabb áfaszabályok szerint adózó gazdasági esemény helyes besorolása gondos elemzést, adószakértővel való egyeztetést igényelhet.
A könyvelőnek is figyelnie kell!
Ráadásul az az adóbevalláshoz szükséges információ, hogy egy tétel melyik kategóriába esik, csak a cikknévből derül ki. Ez pedig szükségessé teheti a számlaképek lehívását, a tételes könyvelést. Érdemes olyan ügyfeleiknél, akikről tudják, hogy tevékenységük alapján a megszokottól eltérő áfatartalmú számlát is kiállíthatnak, külön odafigyelni erre. Az is problémát jelenthet, hogy a könyvelői programok technológiailag még nem készültek fel a tételek ellenőrzésére. Új munkafolyamatokat kell kidolgozniuk az XML-ben összevont tételek kezelésére is, amelyekről szintén csak a számla képe adhat információt.
Vakrepülés
Az a könyvelő tehát, aki csak a NAV-tól letöltött adatokból dolgozik számlaképek nélkül „vakon" nagy kockázatot vállal. Ugyanis mostantól az ügyletek hibás áfakezelése ki fog derülni belföldi és a hatóságok közötti nemzetközi együttműködés miatt határon átnyúló ügyletek esetében is, és ez komoly adóhiányt, mulasztási bírságot is eredményezhet. Meg kell tehát oldani a bonyolultabb esetek tételes áfakezelését, és e miatt az XML adatok és számlaképek összekapcsolását.
