Van egy ismerős helyzet, amellyel szinte minden vezető találkozott már: a cél egyértelmű, a csapat elkötelezett, a határidők mégis csúsznak. Ilyenkor a reflex gyakran az, hogy a problémát az emberek szintjén keressük. A legtöbb működési probléma azonban a mélyebb rétegekben keletkezik, és ott is oldódik meg.
A felszínen minden rendezettnek tűnik: stratégiai döntések, meetingek, riportok, látható eredmények.
Tapasztalatom szerint a valóság a mélyebb rétegekben rajzolódik ki. Ahogy lefelé haladunk a szervezetben, láthatóvá válik a koordináció terhelése, a manuális működés, azok a rejtett szervezeti súrlódások, amelyek lassítják a rendszert. A legtöbb vezető ezen a ponton már nem lát tovább, mert nincs közvetlen rálátása ezekre a szintekre.
Minden szervezet alatt fut egy szerkezet, amit a legtöbb vezető sosem néz meg közvetlenül. Öt rétegben gondolkodunk róla.
A tetején a stratégia: növekedés, árazás, partnerségek. Itt is vannak AI-esetek, de lassan bizonyítanak, és sok belső súrlódást szülnek. Szinte senkinek nem itt érdemes kezdenie.
Alatta a koordináció: meetingek, jóváhagyások, riportok. A legtöbb cég itt veszi először észre, hogy az AI hasznos. Összefoglalja a jegyzetet, megírja a státuszt, és tényleg segít. A komoly esetek mégis ritkán vannak itt.
A harmadik réteg a manuális működés: adatkezelés, riportálás, adminisztráció, a háttérben csendben futó munka. Ez a láthatatlan réteg, és pont azért láthatatlan, mert működik. A cég pörög, a számok rendben, semmi sem romlott el látványosan. Senki nem ült le megszámolni, mibe kerül mindezt kézzel csinálni, mert egyenként túl kicsik ahhoz, hogy bárki napirendjére kerüljenek. Szinte mindig itt vannak a valódi üzleti esetek.
Van egy ösztön, amit minden cégnél látunk: essünk neki a legnagyobb értékű problémának. A legnagyobb értékű problémák azonban a legkockázatosabb kapcsolatokhoz tapadnak. Kulcsembereket érintenek, az ő napi munkájukat alakítják át. Ha az első hónapban nem ül tökéletesen, az egész beszélgetés elakad.
Ezért a legkínosabb feladatokat érdemes előrevenni. Alacsony a tét, gyors a győzelem, és megszületik az a pillanat, amikor mindenki azt kérdezi: ezt miért nem csináltuk meg hamarabb?
Egy gyártócég legjobb értékesítője minden pénteken három órán át másolt Excel-cellákat egy Word-sablonba. Ugyanaz az ügyfél, ugyanaz a formátum, hétről hétre. A fizetésén számolva évi kilencezer euró. Egy nap alatt megoldottuk. Ilyen tételből minden cégnek van tíz.
Mielőtt kijelölnénk az első automatizációt, három kérdést teszünk fel.
- Mit gondolna rólunk egy okos új kolléga, ha az első hetében ezt a feladatot kellene végeznie? Ha értetlenül nézne ránk, jó helyen járunk üzleti eset szempontjából.
- El tudja valaki lépésről lépésre mondani, hogyan készül ez ma? Ha nem, álljunk meg. Egy tisztázatlan folyamattal van dolgunk, az pedig még nem AI-feladat, mert az AI a hiányosságot is felnagyítja.
- Mit veszítenénk, ha megváltoztatnánk? Minden manuális folyamatnak van oka, még a rossznak is. Néha egy lépés olyasmit fog meg, aminek eddig senki nem adott nevet. Ezzel meglesz az irány, merre érdemes folytatni a feltérképezést.
A legtöbb cég rossz mélységben keres. Az esetek a harmadik rétegben futnak, a háttérben, olyan erőforrásokat felemésztve, amit eddig senki nem mért fel. A felszínen mindenki úszik. Az előny a mélyben születik.
Sorozatunk következő részében arról lesz szó, hogyan állítjuk sorba ezeket az eseteket, hogy az AI-bevezetés ne csak hirtelen fellángolás legyen, hanem tartós szervezeti átalakulás.
Cikksorozatot indítottunk, hogy megmutassuk: jól használva az AI segít a mindennapi munkában. Ha téged is érdekel, hogyan fejlesztheted hatékonyabban a céged AI-megoldásokkal, kérj ajánlatot ERRE a linkre kattintva.
