Az elmúlt hónapokban meglepően sok cég állt át a négynapos munkavégzésre, ami kivétel nélkül elképesztően jó hatást gyakorolt a dolgozók teljesítményére és egészségére. Az eredményeken felbuzdulva egyre többen tervezik a rendszer bevezetését, a nagy lépés azonban komoly előkészületeket igényel. Cikkünkben összeszedtük a legfontosabb teendőket.
Belső kommunikáció
Az első és legfontosabb az, hogy szakértőid, csapattagjaid segítségével készíts ideális működési modellt az új munkarendről. Ezzel párhuzamosan érdemes egy profi kommunikációs tervet is összerakni, hogy megfelelően közvetítsd a közelgő változásokat. A menedzsereket, vezetőket alaposan készítsd fel minden kérdésre, hogy a bizonytalan munkavállalókat informálhassák az átalakulásról. Fontos, hogy mindenki tisztában legyen azzal, hogy a négynapos munkavégzés milyen hatással lesz az egyének, a csapatok és a szervezet mindennapjaira. Hogyan fog változni a nyitvatartási idő, a fizetés vagy a szabadságolás? Minél több információt nyújtasz a munkavállalóidnak, annál nyugodtabban készülhetnek az átállásra.
Tájékoztass mindenkit
Értesítsd ügyfeleidet, vásárlóidat, partnereidet és befektetőidet, hogy pontosan mire készülsz. Gondoskodj róla, hogy az érdekelt felek tudják, mikor érhetők el az alkalmazottak. Érdemes másodlagos és harmadlagos kapcsolattartási pontokat is kialakítani, hogy ne legyen szünet a kommunikációban, illetve lerövidüljön a válaszolási idő. Biztosíts mindenkit, hogy a változás nem befolyásolja a munka és a szolgáltatások minőségét, illetve hangsúlyozd, hogy a négynapos munkarend hogyan támogatja vállalatod jövőképét és értékeit.
Az időbeosztás összehangolása
Tudatosítsd a munkavállalóidban, hogy az ő felelősségük, hogy összehangolják mindennapi teendőiket kollégáikkal. Az együttműködés és a kommunikáció kulcsfontosságú a gördülékeny átálláshoz, a pozitív eredményekhez és a feladatok megfelelő ütemezéséhez. Fontos, hogy dolgozóidat arra ösztönözd, hogy ésszerű, „emberi” időpontokban végezzék el munkájukat.
Törzsidő, optimalizálás
A nagyfokú szabadság mellett javasolt egy napirendet kialakítani fix meetingekkel, ötletelésekkel és egyéb kreatív csoportos tevékenységekkel. Persze azért ne ess túlzásba, sőt, jobb eredményeket fogsz tapasztalni, ha a felesleges találkozókat kiiktatod, vagy legalább lerövidíted. A problémakör prioritásától függően jellemzően fél óra bőven elég egy ötletelésre. A személyes találkozókhoz sem kell ragaszkodni, a technika vívmányainak hála az online eszközök segítségével is lebonyolíthatók a kötelező körök.
Folyamatosan értékeld az eredményeket
Rendszeresen ellenőrizd munkavállalóid teljesítményét és gondoskodj arról, hogy a csapatok hiánytalanul megvalósítsák a legfontosabb mutatókat. Kommunikálj az alkalmazottakkal és a vezetőkkel, kérj visszajelzést az új felállásról. Ajánlott eleinte egy meghatározott intervallumú tesztidőszak bevezetése. Ennek során az érintett felek megoszthatják észrevételeiket, amelyek segíthetnek tökéletesíteni a folyamatot. Ha a próbaidőszak sikerrel zárul, akkor kedved szerint meghosszabbíthatod a munkarendet.
+1
Kérd meg a kommunikációs/marketing csapatodat, hogy dolgozzanak ki egy szabványos „out of office” üzenetet, amelyben leírják, hogy az e-mail címzettje jelenleg nem tartózkodik az irodában, ugyanis a vállalat átállt a négynapos munkavégzésre. A legfontosabb: valaki mutassa meg az alkalmazottaknak, hogyan lehet beállítani az automatikus válaszüzenetet.
A négynapos munkahét népszerűsége nem megalapozatlan. Ha kíváncsi vagy, miért kacérkodnak a vállalatok az innovatív megoldással, kattints IDE, IDE vagy IDE.
